bernasnews – Bertemu seseorang atau berkunjung ke suatu lembaga kiranya dapat memberikan pelajaran bermakna bagi pribadi-pribadi. Sebagaimana disampaikan oleh orang bijak bahwa setiap orang dan pengalaman hidup adalah guru bagi sesama, setiap rumah adalah sekolah bagi sesama, dan perjalanan waktu adalah kesempatan yang berharga bagi siapa saja.
Penulis meyakini hal itu, berusaha melaksanakan dengan sungguh-sungguh, dan telah memperoleh manfaatnya. Bahwa ketika bertemu dan berkenalan dengan seseorang, apalagi mewakili sebuah lembaga, berarti bertambah kenalan, relasi dan pengalaman baru.
Demikian pula ketika penulis diajak oleh Tim PMI Kota Yogyakarta ke Dinas Perpustakaan dan Arsip (DPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), Kamis (3/10/2024), untuk mencari informasi tentang Maklumat Negeri Kasoeltanan Jogjakarta dan Pradja Pakoe-Alaman Daerah Istimewa Negara Repoebliek Indonesia Nomor 6 Tahun 1945 tentang kesehatan, pengobatan, dan perawatan anggauta Tentara Keamanan Rakjat. Penulis memperoleh informasi dan pengalaman menarik berkaitan dengan arsip.
Arsip dan kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bernagai bentuk dan media. Secara terpisah dapat dikatakan bahwa arsip merupakan media atau barang. Sedangkan kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah dilakukan.
Arsip memiliki fungsi sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah lembaga dalam perencanaan, pengembangan, analisis data, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan.
Di ruang arsip DPAD DIY, ada dokumen yang menarik perhatian. Sepintas seperti benda kuno yang dipamerkan dalam sebuah kaca. Tampaknya cukup mengerikan. Ternyata benda itu adalah sejumlah dokumen buku yang sudah tidak dapat lagi dimanfaatkan lagi karena (sangat) tidak dirawat.
Tulisan di kaca dokumen itu memberikan penjelasan tegas : Sungguh, aku ingin bicara banyak sekitar Pemilu 1955, tapi ada daya, aku terlanjur begini! Karenanya, jangan terulang perlakuan seperti yang aku alami. (Arsip Pemilu Tahun 1955).
Menjadi kebiasaan bagi penulis yang mewakili penerbit buku untuk menyerahkan nomor bukti buku ke lembaga perpustakaan. Baik ke Perpustakaan Nasional (Perpusnas) Republik Indonesia, maupun ke dinas perpustakaan dan arsip provinsi dalam hal ini DPAD DIY. Sebagaimana ditetapkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, penerbit wajib menyerahkan nomor bukti buku yang memperoleh International Standar Book Number (ISBN) sebanyak dua eksemplar ke Perpusnas RI dan satu eksemplar ke DPAD.
Ketika berkunjung ke DPAD DIY, Kamis (3/10), kebetulan penulis membawa Majalah Literasi Guru (MALIGU) edisi semester 1 Tahun 2024. Majalah karya praktisi media, pegiat literasi, pendidik, pustakawan, praktisi kesehatan, dan komunitas lainnya ini kemudian penulis serahkan kepada arsiparis DPAD DIY Bidang Pengelolaan Arsip Statis Ikra Widya untuk diarsipkan.
Penulis sependapat dengan pernyataan Deputi Bidang Konservasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Kandar sebagaimana dia sampaikan dalam Rakornas Kearsipan di Samarinda dan dikutip media online beberapa waktu lalu. Dia menekankan pentingnya upaya menjaga peradaban bangsa melalui penyelamatan dan pelestarian arsip.
Ia menjelaskan, penyelamatan arsip dilakukan dengan cara menyerahkan arsip bersejarah kepada lembaga keasrsipan. Di tingkat pusat, arsip nasional diserahkan ke ANRI, sedangkan di tingkat provinsi, DPAD bertangggung jawab menerima dan melestarikan arsip.
Menurut catatan, peringatan Hari Kearsipan Nasional jatuh pada tanggal 18 Mei. Tahun 2024 merupakan peringatan kearsipan nasional ke-53. Tema momentum tahun ini “Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik (Surtainable Archiving for the Best Future)”.
Mari kita terus berkarya literasi dan menyerahkan nomor buktinya ke Perpusnas RI, DPAD, perpustakaan masyarakat dan mendokumerntasikan di perpustakaan pribadi demi pelestarian peradaban. (Y.B. Margantoro, Praktisi Media dan Pegiat Literasi).
